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S-1718-50 | Agente ou agent de soutien administratif, classe 1

Catégorie : Personnel de soutien

Concours : S-1718-50

Classe d'emploi : Agente ou agent de soutien administratif, classe 1

Statut d’emploi : Régulière ou régulier à temps complet

Heures de travail : 35 h / semaine

Horaire de travail :
Lundi au vendredi de 8 h à 12 h et de 13 h à 16 h

Lieu(x) de travail :
Cégep de Victoriaville | Pavillon central

Service :
Des études | Information scolaire et Communications

Supérieur immédiat :
Directrice adjointe des études (Mariannick Paris)

Période d’engagement :
Entrée en fonction le 1er juillet 2018

Rémunération :
Taux horaire de 19,92 $ à 22,74 $

Conditions de travail :

NATURE DU TRAVAIL

Le rôle principal et habituel de la personne de cette classe d’emploi consiste à accomplir un ensemble de travaux administratifs de nature relativement complexe selon des méthodes et procédures établies et des travaux de secrétariat liés au déroulement des activités de son secteur.

Description de l'emploi :

QUELQUES ATTRIBUTIONS CARACTÉRISTIQUES

La personne de cette classe d’emploi effectue des opérations comptables de nature relativement complexe et voit au respect des normes et des procédures. Elle peut également effectuer certains achats de valeur peu élevée. Elle accomplit des travaux de vérification et voit au contrôle des paiements. Elle prépare et effectue les dépôts et concilie les comptes.

Elle peut réaliser des tâches liées à la rémunération et accomplir divers travaux relatifs à l’application des conditions d’emploi du personnel de son unité administrative ou du collège.

Elle peut avoir à réaliser une partie ou l’ensemble des travaux d’un secteur d’activités.

Elle transcrit des textes et reproduit différents tableaux et graphiques. Elle tient à jour des banques de données, l’inventaire des documents requis par les personnes utilisatrices, certains dossiers des personnes qu’elle assiste, ainsi que leur agenda. Elle organise les réunions, convoque les personnes participantes et prépare les dossiers nécessaires.

Elle accueille les personnes, donne les informations relevant de sa compétence et les oriente à l’intérieur du collège.

Elle cherche et recueille des renseignements à inclure dans la correspondance ou dans des rapports. Elle assortit, classe et repère des documents selon les méthodes établies.

Elle initie au travail les nouvelles personnes. Elle utilise les outils technologiques de l’information et des communications mis à sa disposition en lien avec les travaux à réaliser.

De façon plus spécifique, l’agente ou l’agent de soutien administratif, classe 1 à l’information scolaire et aux communications effectue les tâches de nature opérationnelle suivantes :

  • Remplacer la documentation périmée.
  • Maintenir les babillards à jour.
  • Effectuer la mise en page de différents documents et présentations.
  • Préparer les envois postaux.
  • Accueillir les élèves, les visiteurs et les employés pour les Services de l’information scolaire et des communications et les référer au besoin.
  • Recevoir les demandes effectuées au Service des communications et les référer aux personnes concernées.
  • Faire le suivi des offres d’emploi et de stages à l’aide de supports informatiques.
  • Accompagner les élèves dans l’utilisation de logiciels et la recherche d’informations sur internet.
  • Effectuer la gestion des documents reçus.
  • Effectuer, au besoin, le prêt de volumes et autres documents pour le centre.
  • Prendre les rendez-vous de la conseillère d’orientation et faire le suivi de certains formulaires.
  • Participer aux opérations assurant la réussite de différentes activités reliées aux évènements institutionnels, aux Services des communications, de l’information scolaire, de l’orientation, du placement et de l’alternance-travail-études (ATE).
  • Mettre à jour l’information sur le Cégep sur différents sites à partir de l’information donnée.
  • Diffuser des nouvelles sur les différentes plateformes du Cégep.
  • Accomplir au besoin toutes autres tâches connexes.

Qualifications / Exigences :

QUALIFICATIONS REQUISES

Scolarité et expérience

Détenir un diplôme d’études professionnelles (DEP) avec option appropriée ou un diplôme d’études secondaires (DES) ou un diplôme ou une attestation d'études dont l'équivalence est reconnue par l'autorité compétente, et avoir une (1) année d'expérience pertinente.

Exigences

  • Très bonne connaissance du français écrit (réussir le test).
  • Connaissance des logiciels suivants : Word, Excel et Powerpoint (réussir les tests de niveau intermédiaire).
  • Aptitude à travailler quotidiennement avec le courrier électronique, internet et certains logiciels informatiques spécialisés (Repères, SIGES).
  • Capacité à organiser son travail et à respecter les échéanciers.
  • Souci de bien servir la clientèle, débrouillardise, jugement sûr, minutie et aptitude pour le travail en équipe.
  • Capacité à travailler avec différentes équipes.

Autres informations :

PÉRIODE D’INSCRIPTION

Du 6 au 19 juin 2018, 23 h 59                           

Les personnes intéressées à déposer leur candidature doivent faire parvenir leur curriculum vitae en postulant en ligne sur ce poste, au bas de l'écran. 

Le Cégep de Victoriaville souscrit à un programme d'accès à l'égalité en emploi pour les femmes, les minorités visibles, les minorités ethniques, les autochtones ainsi que les personnes handicapées, conformément à la Loi sur l'accès à l'égalité en emploi dans des organismes publics.

Si vous faites partie d'un groupe visé par cette loi, veuillez nous fournir les renseignements nécessaires en remplissant le formulaire (Word) disponible sur notre site internet et en le joignant à votre candidature. Les personnes handicapées qui le désirent peuvent recevoir de l’assistance pour le processus de sélection.

Seules les personnes sélectionnées pour une entrevue seront contactées ; prendre note également que ce concours pourrait être comblé à l’interne par le biais d’une priorité d’emploi.

CB/ci

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Date d'impression : lundi 18 juin 2018


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