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S-1718-26 | Secrétaire administrative

Catégorie : Personnel de soutien

Concours : S-1718-26

Classe d'emploi : Secrétaire administrative

Statut d’emploi : Régulier à temps complet

Heures de travail : 35 h / semaine

Horaire de travail :
Du lundi au vendredi, de 8 h 30 à 12 h et 13 h à 16 h 30

Lieu(x) de travail :
Cégep de Victoriaville

Service :
Des études

Supérieur immédiat :
Directeur des études (Christian Héon)

Période d’engagement :
Entrée en fonction le plus tôt possible

Rémunération :
Taux horaire de 21,26 $ à 23,29 $

Conditions de travail :

NATURE DU TRAVAIL

Le rôle principal et habituel de la personne de cette classe d'emploi consiste à accomplir diverses tâches de secrétariat, dont les plus complexes, en collaboration avec une ou plusieurs personnes.

Description de l'emploi :

QUELQUES ATTRIBUTIONS CARACTÉRISTIQUES

La personne de cette classe d’emploi compose des documents, conçoit et rédige des notes de service ainsi que la correspondance courante ; elle effectue des recherches et prépare la synthèse des problèmes et des questions complexes ; elle tient à jour les échéanciers et en vérifie le respect.

Elle tient à jour l’agenda des personnes avec qui elle collabore et organise les activités liées à leurs rencontres internes ou externes ; elle dresse le compte rendu des réunions auxquelles elle assiste et en assure les suivis nécessaires. Elle communique les informations relevant de sa compétence.

Elle tient à jour les données qui influencent les budgets du service et produit sur demande des rapports selon les procédures établies.

Elle conseille le personnel sur le langage administratif ainsi que sur la présentation à adopter dans la correspondance et dans les documents à produire.

Elle participe au développement du système de classement du collège et est responsable de la gestion documentaire du service.

Elle utilise les outils technologiques de l’information et des communications mis à sa disposition en lien avec les travaux à réaliser.

Au besoin, elle accomplit toute autre tâche connexe.

De façon plus spécifique, la secrétaire administrative au Service des études effectue les tâches de nature opérationnelle suivantes :

  • Répond aux appels téléphoniques, aux demandes d’information et transmet les messages.
  • Reçoit les visiteurs et les réfère au directeur ou aux adjoints, selon le cas.
  • Traite le courrier et exerce le suivi approprié.
  • Reçoit les appels du personnel enseignant absent et avise les élèves concernés.
  • Vérifie les rapports de suppléance du personnel enseignant et en assure le suivi.
  • Planifie et voit à l’organisation matérielle de diverses réunions.
  • Assiste aux réunions de la Commission des études, de la Régie pédagogique élargie et de l’Assemblée des coordonnateurs et rédige les procès-verbaux.
  • Prépare des présentations visuelles (Powerpoint).
  • Effectue le suivi des échéanciers et les rappels nécessaires auprès des responsables des dossiers.
  • Prépare le rapport annuel sur les heures de perfectionnement utilisées par le personnel du service.
  • Collabore à la préparation des dossiers de programmation institutionnelle, du calendrier scolaire et de la confirmation des tâches du personnel enseignant.

Qualifications / Exigences :

QUALIFICATIONS REQUISES

Scolarité et expérience

Détenir un diplôme d’études professionnelles (DEP) avec option appropriée ou un diplôme d’études secondaires (DES) ou un diplôme ou une attestation d'études dont l'équivalence est reconnue par l'autorité compétente, et avoir quatre (4) années d'expérience pertinente.

Exigences spécifiques

  • Excellente maîtrise du français (réussir les tests de niveau avancé)
  • Très bonne connaissance du logiciel Word (réussir le test de niveau avancé)
  • Bonne connaissance des logiciels Excel et Powerpoint (réussir les tests de niveau intermédiaire)
  • Aptitude à travailler quotidiennement avec le logiciel de suivi du plan stratégique (Simple), et le logiciel de gestion des plans-cadres et plans de cours (Valise virtuelle).
  • Capacité à organiser son travail et à respecter les échéanciers
  • Autonomie, débrouillardise, grande discrétion, tact et diplomatie.
  • Sens de la clientèle et facilité à travailler en équipe.

Autres informations :

PÉRIODE D’INSCRIPTION

Du 8  au 21 février 2018, 23 h 59                     

Les personnes intéressées à déposer leur candidature doivent faire parvenir leur curriculum vitae en postulant en ligne sur ce poste, au bas de l'écran.

Le Cégep de Victoriaville souscrit à un programme d'accès à l'égalité en emploi pour les femmes, les minorités visibles, les minorités ethniques, les autochtones ainsi que les personnes handicapées, conformément à la Loi sur l'accès à l'égalité en emploi dans des organismes publics.

Si vous faites partie d'un groupe visé par cette loi, veuillez nous fournir les renseignements nécessaires en remplissant le formulaire (Word) disponible sur notre site internet et en le joignant à votre candidature. Les personnes handicapées qui le désirent peuvent recevoir de l’assistance pour le processus de sélection.

Seules les personnes sélectionnées pour une entrevue seront contactées.

CB/ci


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Date d'impression : lundi 19 février 2018


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